Protecția datelor cu caracter personal

Serviciile GDPR vizează asigurarea conformității organizației cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date. Aceste servicii sunt esențiale pentru prevenirea riscurilor legale, financiare și reputaționale asociate nerespectării legislației europene în domeniu.

1. Scopul serviciilor GDPR

• Protejarea drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor fizice;

• Asigurarea unei prelucrări legale, transparente și securizate a datelor personale;

• Reducerea riscurilor de amendă sau investigație din partea autorităților de supraveghere;

• Creșterea încrederii beneficiarilor, angajaților și partenerilor față de organizație.

2. Categorii principale de servicii GDPR oferite

✅ Audit GDPR inițial

• Evaluarea situației actuale privind protecția datelor;

• Identificarea fluxurilor de date personale;

• Stabilirea gradului de conformitate.

✅ Elaborare documentație GDPR

• Politici interne de protecție a datelor;

• Informări pentru persoane vizate (angajați, clienți, colaboratori);

• Consimțăminte, clauze contractuale, politici de retenție;

• Registrul activităților de prelucrare.

✅ Numirea DPO (Responsabil cu protecția datelor)

• Serviciu extern de DPO delegat (outsourcing);

• Suport în relația cu ANSPDCP și cu persoanele vizate;

• Asistență în evaluări de impact (DPIA) și incidente de securitate.

✅ Formare și instruire GDPR

• Cursuri pentru angajați și management;

• Simulări de incidente și testarea reacției organizației;

• Ghiduri și materiale suport.

✅ Monitorizare, suport continuu și actualizare

• Revizuirea periodică a documentației;

• Adaptare la modificări legislative sau organizaționale;

• Consultanță în cazul controalelor ANSPDCP.

✅ Gestionarea incidentelor de securitate

• Proceduri pentru notificarea incidentelor;

• Analiza impactului;

• Măsuri de remediere și comunicare cu autoritățile și persoanele vizate.

3. Cui se adresează serviciile GDPR

• Instituții publice (primării, școli, spitale, instituții culturale);

• Companii private (servicii, retail, IT, HR, sănătate);

• ONG-uri și asociații;

• Furnizori de servicii online sau software.

4. Beneficiile externalizării serviciilor GDPR

• Expertiză juridică și tehnică actualizată;

• Reducerea costurilor interne cu formarea personalului;

• Minim de efort din partea angajaților proprii;

• Flexibilitate și acces la suport specializat în caz de controale.

Implementarea GDPR reprezintă un proces complex de analiză și elaborare a unor proceduri specifice UAT-ului dvs. în domeniul GDPR. Echipa noastră oferă servicii de specialitate împărțite în:

Etapa 1: AUDIT – Etapa de audit este dedicată inventarierii și analizei tuturor tipurilor de date personale colectate, stocate, procesate și administrate de UAT/ societate. Această evaluare este esențială pentru definirea volumului și tipurilor de date utilizate, scopul prelucrării, destinatarii cărora le sunt divulgate datele, identificarea departamentelor și personalului ce interacționează cu aceste date.

La finalul acestei etape, compania noastră vă livrează:

• Inventarul datelor (cartografierea datelor in registrul de evidență a datelor cu caracter personal)

Etapa 2: PLAN DE MĂSURI – Informațiile colectate în timpului inventarierii sunt analizate de echipa noastră și utilizate pentru identificarea și ierarhizarea zonelor de risc din mediul UAT-ului/ societății. Prin raportarea acestora la cerințele impuse de Regulamentul (UE) 679/2016 – GDPR, elaborăm planul de acțiuni recomandat pentru aparatul administrativ al comunei dvs./ societății, având în vedere optimizarea consumului de resurse și rezultatele obținute.

La finalul acestei etape, UAT-ul/ entitatea dvs. va avea un plan clar de măsuri pentru alinierea la normele GDPR; compania noastră vă livrează:

• Plan de măsuri ce stă la baza procesului de implementare

Etapa 3: IMPLEMENTARE GDPR – Echipa noastră poate asigura procesul de implementare a acțiunilor recomandate pentru alinierea la normele GDPR. Acest serviciu constă în întocmirea întregii documentații cerute de Regulamentul (UE) 679/2016 pentru instituția/entitatea dvs. (regulament propriu elaborat în baza Regulamentului european, politici și proceduri de lucru, acorduri de confidențialitate, instrucțiuni clare pentru Responsabilul DPO desemnat, politici necesare pentru site, etc), conform recomandărilor evidențiate în etapa de audit și planul de măsuri. La finalul acestei etape, compania noastră va livrează:

• Soluții organizatorice, documentațiile necesare specificului activității;
• Recomandări tehnice

Legalitatea externalizării serviciilor de protecție a datelor cu caracter personal

Art. 37, alin. (6) GDPR: Responsabilul cu protecția datelor poate fi un membru al personalului (….) sau poate să își îndeplinească sarcinile în baza unui contract de servicii„. Art. 38 alin.(6) „Responsabilul cu protecția datelor poate îndeplini și alte sarcini și atribuții. Operatorul (…) se asigură că niciuna dintre aceste sarcini și atribuții nu generează un conflict de interese.” Același articol: permite ca DPO „să îndeplinească și alte sarcini și atribuții”. Cu toate acestea, este nevoie ca organizația să se asigure că „niciuna dintre aceste sarcini și atribuții nu generează un conflict”

DPO în baza unui contract de prestări servicii:  Funcția DPO poate fi, de asemenea, exercitată în baza unui contract de prestări servicii încheiat cu o persoană fizică sau o organizație din afara organizației operatorului/persoanei împuternicite de operator. În acest ultim caz, este esențial ca fiecare membru al organizației care exercită funcțiile unui DPO să îndeplinească toate cerințele aplicabile din Secțiunea 4 din GDPR (de exemplu, este esențial ca nicio persoană să se afle în conflict de interese) (pag 12).